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A Prefeitura, através da Secretaria de Integração Governamental, criou mais um projeto que agilizará a tomada de decisões das secretarias. O Gerenciamento Eletrônico de Documentos, elaborado pela Subsecretaria de Informática, oferecerá maior rapidez na localização de documentos e acesso a eles, ao mesmo tempo por mais de uma pessoa. A Secretaria de Fazenda é a primeira a ser digitalizada.
- Uma das finalidades é a agilidade dos processos de comunicação entre o contribuinte e o poder público. Também facilitará muito o servidor público que poderá obter todos os documentos que necessitar no seu dia-a-dia, como certidões, declaração de rendimentos, - falou o secretário de Fazenda, José Nicodemos Amorim.
Este projeto começou a ser desenhado em 2005. Segundo o coordenador do projeto Ricardo Alexandre Fernandes, este era um desejo do secretário de Integração Governamental, Bento Pousa Costa, que foi realizado.
Além da agilidade, a digitalização diminuirá os custos direto e indireto (espaço e arquivos), como também permitirá fazer cópias imediatas de documentos, sem retira-las do arquivo. A digitalização também oferece outras vantagens, como a preservação do acervo. Ela garantirá a integridade do arquivo durante muitos anos, sem perda de qualidade das imagens, e ainda a segurança de informações por permitir limitar acesso a documentos confidenciais.
O projeto está sendo executado há dez dias no Cadastro Imobiliário. Duas mil, das 30 mil fichas do cadastro, desde 1950, já foram digitalizadas. Na seqüência, será digitalizado o mesmo número, só que de Guias de Transmissão de Imóveis (ITBI), recolhidas antes do sistema ser informatizado, 2004. A expectativa é que em três meses todo o processo esteja terminado. Para operar este sistema de digitalização, a Subsecretaria de Informática, treinou 12 servidores.