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A Prefeitura de Angra dos Reis, por meio da Secretaria de Planejamento e Parcerias, vem investindo no Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) de todo o acervo em papel do município. O projeto tem como objetivo a ampliação da modernização da administração pública, buscando a maximização dos processos, informações e dados digitais. Estima-se que até abril de 2024, todos os 15 milhões de documentos físicos sejam convertidos em arquivos digitais.
O GED permite agilizar os processos internos protocolares, economizar gastos com impressão (tinta, papel e energia elétrica), aumentar a segurança dos documentos (por não serem mais de papel), oferecer maior transparência sobre o histórico dos processos e melhorar a organização interna documental da Prefeitura.
– O arquivo criado pelo GED, chamado de OCR, não é um PDF comum por dois motivos. O primeiro é que o documento pode ser acessado para buscar dados específicos contidos nele, pois é totalmente gerenciável. É a mesma tecnologia de leitura de placas de veículos. O segundo ponto é que o documento possui a tecnologia de assinatura eletrônica. Queremos produzir menos papel. Estamos rumo a uma modernidade sem volta – comentou André Pimenta, secretário de Planejamento e Parcerias.
O arquivo OCR funciona como um leitor que identifica os dados e o transforma em uma imagem em formato digital, diferentemente de um escaneamento comum.
No momento, o processo vem sendo feito na Secretaria de Educação, Inovação e Juventude e na Secretaria de Administração. Os próximos setores da Prefeitura a receberem o serviço serão a Procuradoria Geral do Município e a Secretaria de Saúde, que possui a estimativa de 8,5 milhões de documentos a serem digitalizados. Todos os arquivos em papel ficarão arquivados.
– Com um histórico de prontuários digitalizados e gerenciados, por exemplo, é possível organizar e obter um conhecimento mais aprofundado sobre a situação da saúde de um cidadão. Assim como fica mais fácil analisar um conjunto de informações de um aluno da rede pública municipal de educação. A informação é gerenciável, o papel não. É um ganho muito positivo à gestão pública – acrescentou o secretário.
Adesão ao Sistema Eletrônico de Informação (SEI)
A Prefeitura de Angra conseguiu a adesão ao Sistema Eletrônico de Informação (SEI) no Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) do Rio Grande do Sul, que atualmente se encontra em fase de implantação. O sistema é uma ferramenta de gestão de documentos e processos eletrônicos, e tem como objetivo promover a eficiência administrativa.
O SEI integra o Processo Eletrônico Nacional (PEN), uma iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública, com o intuito de construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônico.
– Somos um dos primeiros municípios do interior do estado a conseguir a adesão ao SEI. No momento, o processo de sua implantação passa por construirmos um banco de dados e investirmos em alguns equipamentos necessários. Ele permitirá que documentos sejam enviados em forma de link e que sejam assinados digitalmente. A partir dele, será possível saber, a quanto tempo, se o documento já se encontra com o destinatário, renunciando à necessidade de um caderno de protocolo. Estamos buscando um ambiente totalmente digital na Prefeitura, com documentos que não somente arquivos, mas principalmente informações – finalizou André Pimenta.